Smartworking, lavoro da remoto, lavoro agile, questi sono termini che sino a qualche anno fa poche, pochissime, persone conoscevano e utilizzavano. Con il passare del tempo però lo smartworking si è diffuso sempre più, complice il desiderio per la maggior parte delle persone di vivere le ore lavorative con maggiore leggerezza, senza ansie nè stress di alcun genere, riuscendo a conciliare al meglio lavoro e vita privata. Si è diffuso sempre più, complice anche il desiderio per le aziende stesse di avere dei dipendenti che lavorano in modo più performante, felici di portare avanti la loro attività e di svegliarsi ogni mattina per lavorare.
Lo smartworking era un fenomeno di grande successo già l’anno passato, che la pandemia non ha fatto che incrementare. Impossibilitati a far andare a lavoro i loro dipendenti, i datori di lavoro hanno dovuto necessariamente scegliere questa strada per poter continuare a portare avanti la loro attività, per non chiudere i battenti. Stando a recenti studi, sembra che anche quando la pandemia sarà finita moltissime persone resteranno in smartworking, consapevoli dei suoi vantaggi. Come ogni medaglia che si rispetti, c’è anche in questo caso però un risvolto che deve essere preso in considerazione.
Il lato negativo dello smartworking: la difficoltà di lavorare in team
Il risvolto della medaglia è che lavorare in team risulta in smartworking molto difficile. Non si può certo stare tutto il giorno al telefono o in videoconferenza per riuscire a portare avanti un progetto insieme! Per riuscire nell’impresa di gestire un lavoro in team anche da remoto è necessario:
- Che tutti i membri del team abbiano un loro compito ben preciso da svolgere e che tutti ne siano pienamente a conoscenza.
- Che sia possibile lavorare sui documenti anche in contemporanea, così che sia semplice per i membri del team scambiarsi opinioni, idee e commenti, completare il lavoro insieme, in sinergia.
- Che sia possibile comunicare in modo immediato e semplice nonostante la distanza.
C’è un software che per fortuna permette di ottenere tutto questo, ONLYOFFICE, software open source offerto da Ascensio System SIA che garantisce agli utenti anche un eccellente Centro Assistenza per ogni problema, dubbio, necessità. Doveroso ricordare che questo è un software gratuito, che però è disponibile anche in una versione a pagamento che ovviamente risulta in possesso di molte funzionalità in più. La versione a pagamento può anche essere provata per un periodo di 30 giorni senza alcun tipo di impegno.
ONLYOFFICE, le sue carattersitriche più importanti
ONLYOFFICE è un pacchetto di applicazioni che nasce con l’obiettivo di offrire agli amministratori di un progetto la possibilità di controllare e gestire il team da vicino, ma in modalità virtuale. Per ogni progetto, possono essere creati dei sottoprogetti. Ogni sottoprogetto, ogni compito, viene dato in consegna ad un membro del team, in modo che tutti abbiano un ruolo ben preciso. Tutti possono lavorare ai documenti condivisi, documenti che direttamente da un’apposita applicazione possono essere creati e modificati. Le modifiche possono essere fatte in contemporanea più utenti, così che tutti abbiano la possibilità di portare il lavoro lavoro avanti al meglio, senza rallentamenti né intoppi di alcun genere.
Sempre da ONLYOFFICE è poi possibile gestire le email e le comunicazioni tramite messaggistica istantanea. Inoltre è possibile accedere a delle vere e proprie Private Rooms dove i documenti sono criptati, per poter ottenere il massimo della sicurezza possibile. La sicurezza è in realtà garantita anche lavorando sull’applicazione dedicata ai documenti, tramite password oppure tramite accessi e autorizzazioni a due vie, social network e simili. Con la crittografia però la sicurezza che è possibile ottenere è elevatissima, proprio quello che ci vuole quando si deve lavorare su documenti e con dati sensibili con cui nessuno se non il team deve assolutamente entrare in contatto.
